Encore des vacances à prendre ? Aperçu des bonnes pratiques et des pièges à éviter ! 2025-2026
La fin de l’année civile approche. Dans les couloirs, il est déjà question entre les collègues, des vacances entre noël et nouvel an. Certains travailleurs prévoyants rêvent déjà de leur destination pour les vacances d'été 2026 alors que d’autres collègues, faisant de l’excès de zèle à l’autre bout du couloir n’ont pas le temps prendre leurs vacances. Il est donc grand temps de répondre à certaines questions fréquemment posées concernant les vacances.
Report des jours de vacances ou pas ? Qu’en est-il aujourd’hui ?
D’après la législation belge, un travailleur construit son droit aux vacances sur base de ses prestations effectuées lors de l’année calendrier précédente. L’année civile durant laquelle le travailleur prend ses vacances est appelée « l’année de vacances ». L’année civile précédente durant laquelle les jours de vacances sont construits, est appelée « l’exercice de vacances ».
La même législation prévoit qu’un travailleur doit prendre ses jours de vacances légaux avant la fin de l’année de vacances. En d’autres mots : le travailleur a l’obligation de prendre ses jours de vacances légaux qu’il a constitués durant l’année 2024, au plus tard le 31 décembre 2025.
Mon employé demande de reporter des jours de vacances à l’année prochaine. Est-ce permis ?
Le report de jours de congé n’est pas autorisé par la loi. Par conséquent, l’employé qui ne prend pas tous ces jours de congés les perd et ne peut pas demander à son employeur de les lui payer.
Pour les ouvriers la situation est différente : ils reçoivent leur pécule de vacances de l’Office National des Vacances Annuelles (ONVA) et même s’ils ne prennent pas tous leurs jours de vacances, ce pécule de vacances reste acquis.
Dans la pratique, dans beaucoup d’entreprises belges, il est autorisé de reporter un nombre limité de jours de vacances légaux sur demande de l’employé, qui doivent être pris endéans un certain délai.
Pour rappel, depuis l’année de vacances 2024, les jours de congé légaux peuvent être reportés en cas d’absence prolongée due à un accident (de travail), une maladie professionnelle, une incapacité de travail, un congé de maternité, un congé de naissance, un congé prophylactique, un congé d’adoption, un congé pour soins ou un congé parental d’accueil.
! Il doit s'agir d'une véritable force majeure, où le travailleur est dans l'impossibilité de prendre ses jours de vacances en 2025. Par exemple, il ne s'agit pas du cas où l'employeur refuse, à la fin de l'année, de permettre à un travailleur qui a été malade pendant six mois au cours de l'année de prendre ses jours de vacances. Cependant, lorsqu'un travailleur est par exemple en incapacité de travail du 3 novembre 2025 au 17 janvier 2026, il est dans l'impossibilité de prendre l’ensemble de ses jours de vacances légaux en 2025.
Dans ces cas de suspensions, les vacances doivent être prises dans les 24 mois suivant la fin de l'année de vacances.
Le pécule de vacances pour les jours non pris sera versé au plus tard et anticipativement le 31 décembre de l'année de vacances concernée pour les employés. Les ouvriers conservent leur pécule de vacances octroyés par l’ONVA.
Quelles sont les conséquences possibles pour moi, en tant qu'employeur, si tous les jours de vacances ne sont pas pris ?
En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que vos travailleurs prennent tous leurs jours de vacances. Le non-respect de cette obligation peut entrainer des amendes administratives ou même pénales.
Dans la pratique, vous devez veiller à informer suffisamment vos travailleurs du fait qu’ils doivent prendre leurs jours de congé restants à temps. Si votre travailleur décide tout de même de ne pas prendre l’ensemble de ses jours de vacances, malgré vos avertissements, vous ne courez pas le risque de faire l’objet des sanctions citées ci-dessus.
Mon entreprise accorde à ses travailleurs, en plus de leurs vacances légales, des jours de vacances extralégaux. Que dit la législation à ce sujet ?
La législation ne prévoit pas de cadre légal pour les jours de vacances extralégaux. Cela signifie concrètement qu'en tant qu'employeur, vous définissez vous-même les règles à ce sujet et pouvez donc prévoir que les jours de vacances extralégaux peuvent être transférés. Ces règles doivent idéalement figurer dans le règlement de travail.
Régularisation de fin d’année – déduction du pécule de vacances en décembre depuis décembre 2024 applicable aux nouveaux employés
Comme expliqué dans notre newsletter, la procédure de déduction du simple pécule de vacances pour les nouveaux employés a été modifiée en 2024. Depuis lors, cette déduction se fait en deux phases avec une régularisation en décembre, tenant compte des montants mentionnés sur l’attestation de vacances, diminués des montants déjà déduits au cours de l’année.
Le résultat de cette déduction finale peut donner lieu soit à un remboursement soit à une déduction supplémentaire. Ceci sera clairement indiqué sur la fiche de paie du mois de décembre.
Comment puis-je garder une vue d'ensemble sur les jours de vacances restants de mes travailleurs ?
Si votre département RH n’a pas de calendrier pour garder une vue d’ensemble sur les jours de vacances restants de vos travailleurs, Pro-Pay possède un outil idéal. Your Easy Absence Planner ou plus simplement YEAP, peut vous aider à gérer toutes les absences, y compris tous les types de vacances. Il est en effet important de signaler correctement les autres absences au regard de vos obligations légales en tant qu’employeur ainsi que pour le droit des travailleurs à certaines allocations.
Grâce à YEAP, obtenir un aperçu ou avoir à l’œil le compteur des vacances de vos travailleurs devient beaucoup plus simple.
Actions!
- Transmettez à vos travailleurs un aperçu de leurs jours de vacances légaux restants.
- Envoyez un rappel concernant les règles pour la prise et le report des jours de vacances.
- Si ce n’est pas encore fait : déterminez les règles sur la prise et le report des jours de vacances extra-légaux, de préférence dans le règlement de travail.
